Mini Times: ¿Cómo PSafe reformuló su proceso interno?

Con cuatros de vida institucional, PSafe se vio en el común problema que enfrenta cualquier startup: ¿Cómo lidiar con el crecimiento en el servicio y en número de trabajadores? Con solo un producto y una menor cantidad de colaboradores, diferente a los actuales 120, durante sus dos primeros años de vida, la empresa funcionaba bajo un esquema de entrega ágil y con calidad, envolviendo a todos los equipos en la resolución de problemas y en la implantación de mejorías.

A fin de mantener la rapidez y la calidad, incluso luego de la ampliación de su portafolio y funcionarios, PSafe atraviesa por una reestructuración necesaria para obtener el crecimiento deseado.

Organización inicial de los equipos

Cuando la empresa contaba con 50 colaboradores, lo sectores lograban participar de las decisiones respecto del producto en casi todas las etapas. Cuando el portafolio aumentó se hizo necesario también ampliar el cuadro de trabajadores, aunque el formato de trabajo se mantuvo.

Sin embargo, debido a la cantidad de personas existentes se tornó difícil agrupar a todos en las reuniones, pese a que el sistema de trabajo continuó ágil debido a que todos lograban adaptarse rápidamente a los enfoques, pero dificultó el crecimiento profesional a consecuencia de la falta de desafíos y motivaciones. Así, cada sector pasó a realizar solamente lo que era de su responsabilidad, como una línea de montaje, sin participar de las etapas previas y posteriores.

Ese formato, que antes tenía más cosas a favor pasó a tener más en contra, como lo ves a continuación.

Crecimiento x Performance

Se observó que un número alto de colaboradores unido al formato de trabajo adoptado generó que la productividad de las áreas caiga, así como la motivación. Para resolver esa cuestión, se estudiaron nuevos formatos de trabajo. Al final si el equipo está satisfecho, con seguridad generará un producto de excelencia para los usuarios.

Analizando el éxito en los dos primeros años se llegó a la conclusión que los equipos menores tienen menor ruido interno en su comunicación a comparación de grupos mayores. Además, se vieron en la necesidad de tener personas de otras áreas participando de las ideas y desarrollo, evitando inviabilidades al final de proyecto. Ello acelera el proceso y motiva el equipo.

Reestructuración de los equipos

El formato escogido fue el de Mini Times. Considerando que al inicio, con pequeños equipos el trabajo fluía más, y todos eran desafiados constantemente, se optó por rehacer el camino a los orígenes donde cada grupo era responsable por sus resultados. Con más de 100 colaboradores, divididos en diferentes áreas, se consideró que el trabajo será mejor ejecutado si cada producto recibe un mini time compuesto por las personas indicadas para cuidar de él.

Con la reestructuración, los productos están compuestos por personal que conoce todas las etapas del proceso, siendo parte de su área de competencia o no. Esto facilita y acelera el desarrolló y optimización, puesto que a la hora de pensar en soluciones para un problemas existen personas de diferentes áreas que conocen a fondo lo que la tecnología permite su especialidad.

Autonomía e información abierta

Bajo el formato de los minis times una persona puede trabajar en más de un producto o estar totalmente enfocada en uno. Así sea de las dos maneras, ella tendrá conocimiento profundo sobre todos los procesos. La información abierta y compartida permite que el descubrimiento de un mini time pueda ser fácilmente trasladada a los demás y utilizada posteriormente, sin necesidad de esperar a una determinada persona.

Puesta en práctica

Por ejemplo, actualmente PSafe Total posee varios mini times, que siguen un proceso circular iniciado y terminado en el mismo equipo, algo totalmente diferente al formato utilizado anteriormente que correspondía a una línea horizontal, en donde el producto necesitaba terminar una etapa para ser trasladado a la siguiente área.

 Así, casa mini time es responsable por la mejorar su parte del producto, tal y como lo observas en la imagen. Existe un grupo que cuida de Total Apps, otro responsable por el Cofre y otro por el Antirrobo.

 Mirándolo de esa manera, parece que el resultado será una suerte de Frankstein, pero no, cada mini equipo tiene autonomía sobre su producto, desde que esté alineado con los demás y con los objetivos de la empresa. Para evitar un monstruo como resultado, cada grupo tiene una persona (o PO) responsable por la comunicación y difusión de la información con las demás áreas de la empresa.

Por mientras, ese nuevo formato fue implantado solamente en las áreas de Desarrollo y Producto, pero la tendencia es que se extienda a las demás. Claro que existen algunas áreas que logran mantenerse y cuidar de todos los productos al mismo tiempo, sin la necesidad de un integrante en cada mini time, como son las áreas de Seguridad y BI.

Y para ti, cuál formato rinde más en el trabajo, el de los mini times autónomos que tiene una persona de cada área que ella necesita o el formato de línea de producción, donde el producto va pasando por un área a la vez.