9 reglas para mandar correos electrónicos como todo un profesional
En este post te damos algunos consejos de cómo manejar y responder tus correos electrónicos de manera profesional. Más información, aquí.
Enviar o responder correos electrónicos es toda una tarea que, por simple que parezca, debe ser tomada en serio sobre todo si se trata de un tema importante o si está relacionado a fines laborales o profesionales. Pensando en eso, anotamos aquí algunos consejos que el actual vicepresidente de Productos de Google, Eric Schmidt, sugiere a los usuarios y que compartimos contigo.
1.- Responder en poco tiempo
Si bien podemos tener pocos o decenas de correos al día para leer, analizar y responder, es importante hacerlo en poco tiempo, porque no hacerlo en un breve plazo puede significar desinterés o poca atención a nuestros contactos.
Según Schmidt, sino se puede contestar debidamente todos los correos, se pueden usar respuestas cortas que indiquen recepción o compromiso por abordar el tema. “Es mejor una respuesta corta que no responder”, señala.
2.- Claridad
Según el funcionario de Google, las respuestas deben ser claras, concisas y evitar el “sin sentido”, además se debe eliminar palabras innecesarias, lo cual puede llevarte un poco más de tiempo, pero vale la pena porque transmitirá e informará mucho de tu persona y profesionalismo.
3.- Limpia tu bandeja de entrada
Si pasas mucho tiempo viendo tu bandeja de entrada con muchos correos sin responder porque son promociones, anuncios o cosas sin importancia, pues entonces elimínalos. Así de simple.
La meta es tener tu bandeja de entrada sin correos pendientes por leer, incluso menos de cinco correos no leídos es razonable, de lo contrario se te acumularan y perderás tiempo nuevamente decidiendo cuál de ellos contestar o darle prioridad.
4.- Orden
El orden es otro aspecto importante para el ejecutivo de Google, quien indica que los correos de deben manejar en orden LIFO, es decir del más viejo al más reciente.
5.- Reenviar contenido
Debemos considerar que a veces nos llegan informaciones que si bien no son de nuestro interés, puede servirle a un amigo del trabajo o de la universidad. Seamos proactivos y funcionemos a veces como enturadores de información útil.
6.- Copia invisible
Un aspecto importante. Se recomienda con la función bcc – esconde direcciones a quienes mandaste el mail- es usarla solo cuando quieres sacar a alguien de una serie de correos, informando en el cuerpo del mail, de otra manera sería mejor no copiarlo.
7.- No grites
El ejecutivo de Google también recomienda no expresar tus fuertes emociones por correo electrónico. Si deseas gritas o vociferar algo, es mejor hacerlo personalmente que por vía electrónica.
8.- Seguimiento de solicitudes
Si envías un correo electrónico sobre un tema realmente importante que deseas estar al tanto, entonces debes copiarte a ti mismo, además de colocarle la marca de “seguimiento”. Esto te ayudará mucho a encontrar los correos que son resaltantes.
9.- Ayúdate a ti mismo
Si tienes muchos correos en tu bandeja de entrada, de los cuales hay algunos que debes tener presentes, puedes reenviártelos a ti mismo. Usa palabras clave para que te recuerde de qué se trata o describan el contenido, de manera que sea fácil encontrarlo en otra oportunidad.
Cabe señalar que estos consejos son extraídos del libro de Erick Schmindt, How Google Works, publicado por Time en su sitio web.