Mini times: como a PSafe reformulou o processo interno

Com quatro anos de empresa, a PSafe se viu em uma encruzilhada comum às startups: como lidar com o crescimento em serviço e em número de funcionários.

Com apenas um produto e número bem menor de colaboradores que os atuais 120, durante os dois primeiros anos de vida a empresa funcionava com o esquema de entrega ágil e com qualidade, envolvendo toda a equipe na resolução de problemas e na implementação de melhorias.

Para manter a rapidez e a qualidade, mesmo após a ampliação de portfólio e aumento de equipes, hoje ela passa por uma reestruturação necessária para conseguir crescimento planejado.

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Organização inicial das equipes

Com cerca de 50 colaboradores, os setores conseguiam participar das decisões acerca do produto em quase todas as etapas. Como o portfólio aumentou tornou-se necessário aumentar o quadro de funcionários, porém o formato de trabalho se manteve.

Devido à quantidade de pessoas, ficou inviável realizar reuniões com todos presentes. Isso fez com o que o sistema continuasse ágil, pois todos conseguiam mudar rapidamente o foco, mas dificultou o crescimento profissional, uma vez que não apresentava mais desafios e motivações. Cada setor passou a fazer somente o que era responsável, como uma linha de montagem, sem participar das etapas anteriores e posteriores.

O formato que antes tinha mais prós, passou a ter mais contras, como você vê a seguir.

Crescimento x Performance

Foi verificado que o número alto de colaboradores unido ao formato de trabalho fez a produtividade das áreas cair. Além disso, a motivação também foi despencando. Para resolver a questão, foram estudados novos formatos de trabalho. Afinal, se a equipe estiver satisfeita, com certeza trará um produto de excelência para os usuários.

Analisando o sucesso nos dois primeiros anos, chegaram à conclusão que equipes menores têm menos ruído na comunicação que equipes grandes. Além disso, viram a necessidade de ter pessoas de áreas diferentes participando das concepções e desenvolvimento, evitando inviabilidades no final do projeto. Tudo isso acelera o processo e motiva a equipe.

Reestruturação das equipes

O formato escolhido foi o de Mini times. Vendo que no início, com pequenas equipes, o trabalho fluía mais e todos eram desafiados o tempo todo, optou-se por refazer o caminho às origens onde o time era responsável pelo resultado. Com mais de 100 colaboradores divididos em diferentes áreas, percebeu-se que o trabalho seria melhor executado se cada produto recebesse um mini time para cuidar só dele, composto por pessoas das áreas que ele precisa.

Com a restruturação os produtos passaram a ter pessoas que conhecem todas as etapas do processo, fazendo parte da sua área de competência ou não. Isso facilita e acelera o desenvolvimento/melhoria, pois na hora de pensar em soluções para um problema existem pessoas de diferentes áreas que conhecem a fundo o que a tecnologia possibilita na sua especialidade.

Autonomia e Informação aberta

Com os mini times uma pessoa pode trabalhar em mais de um produto ou estar totalmente focada em um único. Das duas maneiras, ela terá conhecimento profundo sobre todos os processos. A informação aberta e compartilhada possibilita que a descoberta de um mini time possa ser facilmente passada para os demais e utilizada posteriormente, sem precisar aguardar uma determinada pessoa.

Funcionando na prática

Por exemplo, o PSafe Total tem vários mini times agora, seguindo um processo circular, que começa e termina na mesma equipe. Totalmente diferente no formato utilizado antes, onde, de forma horizontal, o produto precisava terminar uma etapa para poder ser passado para a equipe seguinte.

Agora cada mini time é responsável pelas melhorias da sua parte do produto, como você vê na imagem. Tem um grupo para cuidar do Total Apps, um responsável pelo Cofre, um pelo Antifurto…

Olhando assim parece que o resultado será um Frankstein, mas cada mini time tem autonomia sobre o seu produto, desde que esteja alinhado com os demais e com os objetivos da empresa. Para evitar um monstro como resultado, cada time tem uma pessoa (o PO) responsável pela comunicação e disseminação da informação com as demais áreas da empresa.

Por enquanto esse novo formato foi implantado somente nas áreas de Desenvolvimento e Produto, mas a tendência é que se expanda as demais. Claro que existem algumas áreas que conseguem se manter e cuidar de todos os produtos ao mesmo tempo, sem a necessidade de um integrante em cada mini time, como os times de Segurança e BI.

E para você, qual formato rende mais no trabalho, o de mini times autônomos que têm uma pessoa de cada área que ele precisa ou o formato de linha de produção, onde o produto vai passando por uma área por vez?