10 dicas para organizar e gerenciar seus arquivos na área de trabalho

É incrível a rapidez com que documentos, fotos, programas e outros arquivos digitais aparecem e enchem a sua área de trabalho, bem como a sua paciência. Basta algumas semanas depois de comprar um novo computador ou formatar o velho, para ícones surgirem como cogumelos, e você simplesmente não consegue encontrar o arquivo importante que você baixou.

Isso pode mudar. Com apenas algumas orientações e uma hora de manutenção mensal, você pode ter um ambiente de trabalho limpo e um sistema de arquivo digital organizado. Veja como:

Em primeiro lugar, você precisa desenvolver e manter alguns princípios básicos de gerenciamento de arquivos. Estas são regras que você deve sempre seguir e fazer regularmente. Sugerimos cinco.

1) Mantenha todos os seus arquivos salvos na pasta chamada Documentos, que vem instalada em seu computador. Mantenha todas as fotos e gráficos na pasta chamada Imagens, todas as músicas na pasta chamada Música, e assim por diante.

2) Não mantenha quaisquer arquivos individuais em seu Desktop. Isso o mantém livre da desordem e torna mais fácil encontrar programas.

3) O seu computador também vem com uma pasta chamada Downloads, que é o local padrão para cada item que você baixa da internet. Não altere esta pasta padrão. Dessa forma, você vai evitar navegar em seu computador tentando lembrar onde você colocou o e-book que baixou semana passada.

4) Escolha um dia no mês, por exemplo todo o dia 15, para fazer um scanner completo com o PSafe Total em busca de vírus e outros malwares.

5) No mesmo dia, apague os arquivos antigos do seu sistema e mova os arquivos que não são mais atuais para um armazenamento de longo prazo. Este é também um bom momento para mover os arquivos baixados da pasta Downloads para uma pasta de assunto apropriado. Aproveite para excluir os arquivos temporários em downloads que você não precisa.

Depois de ter seus arquivos de gerenciamento no lugar, crie um sistema de organização para suas pastas e subpastas:

6) Sugerimos três grandes categorias de pastas na pasta Documentos: Ativo, Inativo e Arquivo. Dentro dessas pastas, crie subpastas para cada um dos principais tipos de atividades ou áreas que você usa regularmente. Por exemplo, uma empresa de consultoria pode ter uma subpasta ativa chamada Clientes e dentro dessa subpastas adicionais, um para cada cliente individual. Um estudante pode ter uma subpasta ativa chamada Cursos e dentro dessa subpastas adicionais, um para cada curso individual.

7) Quando uma subpasta Ativa torna-se Inativa, quando, por exemplo, um aluno termina um curso universitário, ela deve ser transferida da pasta Ativa para a pasta Inativa. Depois de um ano mais ou menos, quando o aluno está razoavelmente certo de que não vai mais precisar de acesso imediato a essa pasta de curso inativo, ela pode ser movida para uma pasta de arquivo.

8) Pastas de arquivo podem permanecer no disco rígido interno do seu computador, se ele tem um amplo espaço. Pode ser preferível, no entanto, manter pastas de arquivo na nuvem, usando um serviço como o Dropbox ou Google Drive. Dessa forma, eles são acessíveis a partir de qualquer dispositivo móvel ou computador e eles estão a salvo de eliminação acidental. Periodicamente execute uma varredura nesta pasta com o PSafe, só para ter certeza de que eles não foram danificados.

Sugerimos também que você crie um sistema de nomenclatura consistente para seus arquivos de documentos:

9) Seja específico ao nomear arquivos. Incluir o tema, o nome do cliente, o curso ou similar, e a data. Não utilize espaços em nomes de arquivos; use o underline em seu lugar. Continuando com os exemplos acima, o nome de um arquivo deste blog pode ter esta aparência: <Orgarq_PSafe_5-15-14> Dessa forma, se você for procurar o arquivo, ele vai aparecer com o nome de assunto (Organizador de Arquivos), o nome do criador (PSafe) ou a data (5-15-14).

10) Ao armazenar subpastas, você pode querer rotulá-las com o tema e criador, mas não toda a data. Dependendo da quantidade de arquivos que você tem em cada categoria, você pode querer usar o ano apenas, como neste exemplo: <Stored_PSafeBlogFiles_2014>. Dentro dessa pasta estariam os arquivos individuais que estavam ativos no ano de 2014. Se você tem muitos arquivos, armazená-los por um ano é confuso, use esta mesma convenção de nomenclatura com o mês e o ano, como neste exemplo:  <Stored_PSafeBlogFiles_May2014>.