5 formas de manter o controle sobre seus arquivos

Um computador tem em média entre 100.000 e 300.000 arquivos. Diante desse expressivo volume, manter o controle sobre os arquivos no seu computador pode ser cansativo. Estes arquivos variam drasticamente em termos de tipos e importância. Alguns arquivos você nunca terá que abrir, mas eles são necessários para o funcionamento de seu computador. Outros arquivos podem não ser essenciais do ponto de vista técnico, mas contêm informações muito importantes que você precisa usar diariamente para o trabalho ou vida pessoal.

Todos esses arquivos e seus diferentes usos conseguem fazer com que o controle de seus arquivos seja muito difícil. As cinco estratégias abaixo podem ajudar você nessa tarefa:

Organização

Antes de você baixar o software que pode ajudar na organização de arquivos, é importante lembrar que essa organização é importante para manter os arquivos de seu computador com fácil acesso. Uma dica fácil é criar uma única pasta no seu desktop chamada "Arquivos Pessoais" ou algo semelhante. Uma vez que é criado, crie subpastas dentro dessa pasta para "Música", "Vídeos", "Documentos", "Contas" e qualquer outra categoria que você usa frequentemente no computador.

Deste ponto em diante, seja diligente e coloque os arquivos em sua subpasta correspondente imediatamente após o download ou instalação. Isso vai fazer com que seja consideravelmente mais fácil controlar e acessar os seus arquivos pessoais a longo prazo.

Opção por formatos universais

Pode ser incomodo ter vários documentos ou arquivos de áudio que requerem vários programas para abri-los devido a diferentes extensões e tipos de arquivo. Isso pode levar à desorganização. Por isso tente manter tipos de arquivo universais. Por exemplo, salve seus documentos somente como arquivos do Word, baixe músicas em MP3 e use um reprodutor de vídeo universal – como o VLC – para reproduzir arquivos de vídeo.

Otimização e segurança

Seu computador pode ter centenas de milhares de arquivos, mas muitos desses arquivos podem ser completamente desnecessários. Usar um programa de segurança que ao mesmo tempo otimize o rendimento do PC, como o PSafe Total para Windows/Mac, pode acelerar o desempenho do computador ao se livrar de arquivos e programas desnecessários por meio de limpeza de disco e limpeza de lixo. Menos arquivos não-essenciais significa uma organização mais fácil dos arquivos que você precisa.

Antecipação

As empresas gastam anualmente mais de 117 bilhões de dólares perdendo tempo procurando arquivos perdidos, seja no seu computador ou não. Isto também significa que um empregado perde em média cerca de 38 horas de trabalho por ano. Como resultado, as empresas devem reconhecer que o tempo utilizado para ter uma organização otimizada através de dicas como estas vale a pena, por tempo e dinheiro. "Desorganização pode contribuir para a perda de tempo, perda de dinheiro, aumento de estres e uma reputação danificada", diz Julie Bestry, proprietária de uma empresa de organização profissional.

Criação de pasta para arquivos antigos

Materiais como contas antigas ou pesquisas podem não ser relevantes para você agora, mas é compreensível que você queira guardá-las para referência futura. Você pode melhorar a organização através da criação de uma pasta única para esses arquivos. Sempre que um arquivo não tenha uma utilidade frequente, mova-o para esta pasta. Isso tornará mais fácil encontrar e organizar arquivos mais relevantes para o que é importante no momento.